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环境管理体系文件编制(4.4.4)
  组织应以书面或电子形式建立并保持下列息；
  (a) 对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
  (b) 查询相关文件的途径。
  理解要点：
  条款要求以文件的形式描述组织的环境管理体系，并提供相关文件的查询途径，一般应形成一套环境管理文件系统，支持现有的环境管理体系，为组织的内部管理和外部审核提供依据。
  环境管理体系文件的内容应足够详尽，能充分描述环境管理体系的核心要素，以及它们之间相互作用的情况，这里所指的管理体系核心要素可理解为管理的基本要素，即ISO14001的17个要素。
  组织在编写环境管理体系文件时，可参考组织原有的管理体系文件，如ISO9000体系文件，可包括手册、程序及作业指导书、表格记录、及其他文件多个层次和类型。环境管理体系并不严格地要求组织拥有环境管理手册，也不支持采用复杂的文件系统。
  所有上述文件都是环境管理体系文件的组成部分，为了便于管理使用和外部审核，各层次文件间应指出查询途径。另外，环境管理体系文件应与其他体系文件相协调，可以将环境文件纳入其它体系文件中或引用其它文件。同时也需要提供查询办法。
  环境管理体系文件可以以传统的书面形式也可以以先进的电子媒体形式建立和保持，也可两种形式并存。



ISO14001认证异常或紧急状态下的环境;因素。例如：
    （1）易燃材料（化学品、油类、LPG）的火灾陷患；
    （2）有毒、有害化学品的泄漏；
    （3）易爆化学品的爆炸隐患；
    （4）高压容器的破裂（锅炉、液压系统、LPG）；
    （5）重要生产设施事故；
    （6）重要环保设施事故。
    为了能科学地分析、评价紧急状态的危险程度及采取必要的防范措施需要在初始环境评审时，调查下列的基础资料，如：
    （1）各种化学品的品种及年用量；
    （2）各种化学品的 存储量及存储位置；
    （3）各种化学品的物质性能表（MSDS）。




，ISO14001标准中有11个要素是要求建立并保持程序的，对这11个要素存在的问题可以从两方面分析，一是程序建立得不符合，没有建立程序或程序建立得不完善；二是程序保持得不符合，未按程序规定过程实施或者是实施的效果不佳。这可以根据企业的实际状况，在11个程序文件的基础上增加若干个程序文件，以提高运行效果。另外在编制运行控制程序包时，应针对企业特点和重要环境因素，编制出适宜的、的运行控制程序文件。
 



这里讲述的息指与环境因素及环境管理体系有关的息，如与环境因素有关的法律改变了、生产工艺调整后废水成分的变化，有关化学物质的毒性、数据；环境管理代表的任免、环境管理方案实施中的困难等等都可成为环境息交流的内容。
  内部息交流应确保各部门、各层次间的及时有效的沟通，可体现在各层次、各部门之间的协作上，如技术部门与生产部门的合作，保证环境因素不仅得到良好控制，而且技术经济指标也得以不断的改进，又如环境管理者代表并不对各部门直接负责，但要对组织的环境事务进行的管理，这就要求各部门向环境管理代表上报有关事宜，环境管理者代表是通过组织的相互联系开展其业务活动。内部息的迅速是体系运行的另一项重要内容，任何息的停滞和不畅都可能使体系运行失效。
  外部交流是标准特别强调的，即组织要重视相关方的要求，随着环境意识的提高，环境问题引起人们越来越多的关注，有关环境事件的投诉增多，组织的环境形象已成为市场竞争的必要条件。一个组织如何对待这些问题，反应出组织对环境的总体态度。外部息的交流包括以对所有环境事件、环境意见的处理及反馈。这些过程应有记录。




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